Trygg varuförsörjning - att ha det som behövs utan att behöva kassera.

Många gånger när jag varit på äldreboenden kan jag se att det skett rekordstora beställningar av vissa produkter. Man kan lugnt se att hembeställt material överstiger det som kan förbrukas innan hållbarhetsdatum går ut. Samtidigt blev Covid-19 en påminnelse om att viss skyddsutrustning alltid måste finnas i lager eller kunna kommas åt med kort varsel. Munskydd, visir, skyddskläder som täcker armarna är exempel.  

Inom industrin tillämpas ”just-in-time” för varuförsörjning. De vill inte ligga på stora lager då det kostar i såväl yta som att det binder upp kapital för verksamheten. Att ha leverantörer som man kan lita på är mycket värt.  

Vid ett tillfälle på ett äldreboende så lyckades inte medarbetarna få hem sondmat och en av de boende riskerade bli utan. Chefen ringde tre samtal och fick leverans från tre olika leverantörer nästa dag. Ofta handlar det enbart om engagemang för att få tag i det som behövs. Framförhållningen ska inte vara så kort så att verksamheten behöver varor nästkommande dag, men exemplet visar att det går.

Beställningsrutiner till äldreboendet - En väsentlig del av god omsorg

Effektiva och välorganiserade beställningsrutiner till äldreboenden är väsentligt för att erbjuda vård och omsorg av god kvalitet för de äldre. Rutinerna spelar en avgörande roll för att de äldres behov och önskemål ska tillgodoses och att resurserna används effektivt.

Rätt mängder i förråden:
En av huvudfunktionerna för beställningsrutiner är att äldreboendet alltid har tillräckliga men inte för stora förråd av nödvändiga produkter. Detta inkluderar mediciner, förband, hygienprodukter, matvaror och annat som är nödvändigt för att ge god vård. Genom att ha välplanerade beställningsrutiner kan äldreboendet undvika slöseri med resurser och onödiga kostnader. Samtidigt så kan de boende erbjudas den omsorg som de har rätt till.

Individanpassade måltider
För många äldre är maten en viktig del av deras dagliga rutin och välbefinnande. Genom att ha effektiva beställningsrutiner för matvaror och specialkost kan äldreboendet erbjuda anpassade måltider som är både hälsosamma och tilltalande. Det kan inkludera specialprodukter för de äldre med allergier eller specialkost till följd av religion eller livsval såsom vegetarisk kost.

Läkemedelshantering
För äldre personer som är i behov av läkemedel är det avgörande att beställningsrutinerna fungerar. Det behöver också finnas rutiner för att hantera situationer när läkemedel inte finns tillgängliga, så att den boende ändå får bästa möjliga läkemedelsbehandling.

Egenkontroll
Varuförsörjningen behöver regelbundet följas upp. Detta för att inte verksamheten av misstag ska använda produkter där sista förbrukningsdag passerats och för att inte varor ska beställas hem i onödan. De boendes behov förändras också över tid när hälsotillståndet förändras eller när nya boende flyttar in.

Många olika sorters produkter

Ett område där det finnas för mycket utrustning är omläggningsmaterial katetrar med mera. Det händer att boenden får kassera för att bäst före dag gått ut. Verksamheter med en tydlig instruktion för vilket material som ska finnas i lager och vid vilken tidpunkt det ska beställas spar både pengar och miljö. Tvål, handsprit, handskar, pappershanddukar, toalettpapper, hushållspapper, rengöringsmedel, diskmedel och liknande produkter är ytterligare varugruppen som behöver köpas hem. Förvaringen av såväl kemikalier som omläggningsmaterial är viktigt. Omläggningsmaterial ska förvaras torrt och dammfritt. Vissa kemikalier bör definitivt hållas inlåsta. Vilka får ni reda på om ni läser innehålasförteckningen.

En riskfaktor är leveranser av läkemedel. Läkemedelsleveranser till äldreboenden innehåller ofta stöldbegärliga läkemedel. Att ha trygga rutiner där läkemedlen blir inlåsta i läkemedelsrummet är av stor vikt.  

Livsmedel är ett annat område där stora inköp görs. Många livsmedel har begränsad hållbarhet och det gäller att inte beställa hem mer än vad som går åt. Det handlar också om att välja vilka livsmedel som ska erbjudas. Boendet kanske har krav på att handla ekologiska produkter för en viss andel av inköpen. Många gånger finns det också önskemål från de boende om vissa produkter.  

Hanteringen av mat är en sårbar kedja. När det gäller varmhållen mat så ska den inte hållas varm längre än en timma. Det gäller från det den levereras från köket tills den serveras. När det gäller kyld mat så gäller det att den hålls i kylskåpstemperatur under hela transporten och i förvaringen på äldreboendet tills den värms upp. Det krävs också att verksamheten har full spårbarhet när det gäller förvaringen, för den skull någon skulle bli matförgiftad.  

Inkontinensskydd kan också vara svåra att beställa i lagom omfattning. Om det finns stora mängder felaktiga inkontinensskydd kan det bli trångt i förråden.

Att arbeta med beställningar

Äldreboenden har ofta personer som är beställningsansvariga för olika varutyper. Det kan vara bra att samla alla dessa till ett inköpsråd för att diskutera vad som är lagom framförhållning när det gäller olika produkttyper. De kan då också ge varandra tips och idéer om hur de arbetar med beställningar. På det sättet går det att få en både säkrare varuförsörjning och minskad risk för att ligga på jättestora lager av vissa produkttyper. Det kan även vara möjligt att samarbeta med andra äldreboenden för att minska mängden när leverantörer vill leverera allt för stora förpackningar.  

Många gånger kan det vara bra att gå igenom vilka leverantörer man har och vad det kostar. Det kan finnas företag som fakturerar för varor och tjänster som verksamheten egentligen inte behöver. Det kan gå att köpa produkter billigare någon annanstans.  

Miljöaspekter på varuförsörjningen

Alltfler människor och verksamheter sorterar och återvinner avfall. Det är inte helt okomplicerat på ett äldreboende, men många försöker och hittar ändå sätt att återvinna en hel del förpackningar och annat. Ett område som är speciellt på ett äldreboende är hanteringen av riskavfall. Det behöver finnas trygga rutiner kring hanteringen av kasserade läkemedel och när det gäller stickande och skärande avfall.

Hållbara inköp
En av de mest påtagliga sätten där beställningsrutiner kan påverka miljön är genom inköp och användning av produkter och material. Genom att prioritera miljövänliga alternativ kan äldreboendet minska sin klimatpåverkan och minimera användningen av icke förnybara resurser. Exempel inkluderar att välja återvinningsbara förpackningar, ekologisk mat och energieffektiva apparater.

Minska avfall och slöseri
Effektiva beställningsrutiner kan hjälpa till att minimera avfall och slöseri. Genom att beställa rätt mängd produkter och förnödenheter kan äldreboendet undvika överflödiga material som annars skulle hamna i soporna. Att vårda det man har är en annan aspekt för att minska onödig konsumtion. Genom att gå igenom vad äldreboendet köper in och kasserar så kan man finna exempel på onödig miljöpåverkan.

Energi- och vattenbesparingar
Äldreboendet konsumerar även energi och vatten. Här kan det finnas möjligheter att minska äldreboendet miljöpåverkan.

Utbildning och medvetenhet
En viktig del av att införliva miljöaspekter i beställningsrutinerna är att utbilda personalen och öka medvetenheten om miljöfrågor. Genom att förstå sambandet mellan beställningsbeslut och miljöpåverkan kan personalen aktivt bidra till en mer hållbar äldreomsorg. Genom att sätta tydliga miljömål som följs upp regelbundet kan alla i verksamhet sträva åt samma håll.

Reflektionsfrågor - varuförsörjning
Undersköterska och vårdbiträde:
- Fungerar inköpsrutinerna bra?
- Finns det ni behöver hemma?
- Finns det lager av produkter som inte används så ofta?

Chef, sjuksköterska, arbetsterapeut och fysioterapeut:
- Vet ni vilka kemikalier som finns i verksamheten?
- Finns det åtgång på de produkter som finns i förråden?
- Finns det leverantörer som kostar onödigt mycket?

Boende och närstående:
- Är du nöjd med de varor och tjänster som verksamheten köper in?  

Erland Olsson
Medicinskt ansvarig sjuksköterska
Sofrosyne
Kvalitet i äldreomsorgen