Das Managementsystem

In Gesundheitseinrichtungen enthält das Managementsystem häufig viele Routineabläufe. Es gibt mehrere Gründe dafür, da die Gesundheitsversorgung sehr komplex ist. Ein Altenheim unterliegt Vorschriften, die mit dem Sozialdienstgesetz, dem Gesundheits- und Krankenpflegegesetz, dem Lebensmittelgesetz, dem Brandschutzgesetz, dem Arbeitsschutzgesetz, dem Arbeitsrecht, dem Umweltgesetz und vielen anderen verbunden sind. Die Sprache, die in den Routinen verwendet wird, muss verständlich sein und die Routinen müssen für die Mitarbeiter leicht zugänglich sein, wenn sie nach Anleitung für die Durchführung der Arbeit suchen.

Fast immer gibt es viele Möglichkeiten, dieselbe Aufgabe zu lösen, Möglichkeiten, die alle gleich gut sein können. Ein gemeinsames Arbeitsverfahren für das Altenheim zu finden, ist eine dringende Aufgabe für die Leitung und alle Mitarbeiter. Wenn es keinen Zusammenhang zwischen dem, was in der Routine steht, und dem, was tatsächlich funktioniert, besteht die Gefahr, dass die Routine zu einem Regalwärmer wird. Es besteht dann die Gefahr, dass die Bewohner nicht die Pflege erhalten, zu der sie berechtigt sind.

Vorschriften stellen hohe Anforderungen an die Beschreibung von Routinen für wichtige Prozesse. Einige Einrichtungen stellen mehr und umfangreichere Routinen zusammen, als erforderlich sind. Es gibt gute Unterstützungsmaterialien, auf die man sich für viele Prozesse beziehen kann. Das Pflegehandbuch, eine nationale Website, die Routinen für alle Arten von Pflegemaßnahmen sammelt, enthält Beschreibungen, wie viele Aufgaben in der Pflege durchgeführt werden sollen. Das Material wird von den Verantwortlichen jährlich geprüft und aktualisiert.

Es wird schwierig, mit der Qualitätsentwicklung zu arbeiten, wenn die vorhandenen Routinen nicht mit der tatsächlichen Arbeitsweise übereinstimmen. Darüber hinaus ist es schwierig zu verfolgen, ob eine veränderte Arbeitsweise die Qualität der Arbeit verbessert hat. Es ist gut, Routinen, die geändert werden, neu zu datieren und ihnen eine neue Versionsnummer zu geben. Dann weiß man, welche Routine gilt, wenn es mehrere Versionen im Umlauf gibt.

Alle Gesundheitseinrichtungen sind verpflichtet, ein Managementsystem zu haben und mit Unterstützung des Managementsystems die Aktivitäten zu planen, zu leiten, zu kontrollieren, zu überwachen, zu bewerten und zu verbessern. Die Arbeit beginnt mit der Identifizierung, Beschreibung und Festlegung der Prozesse, die notwendig sind, um die Qualität der Einrichtung zu gewährleisten.

Danach werden die Prozesse durchgegangen, um zu sehen, welche Aktivitäten sie beinhalten und in welcher Reihenfolge sie durchgeführt werden sollen. Das Managementsystem sollte alle Routinen enthalten, die notwendig sind, um sicherzustellen, dass die Einrichtung sicher und zuverlässig ist für diejenigen, die dort Pflege und Betreuung erhalten, aber nicht mehr.

Ein Beispiel für Prozesse und Aktivitäten ist, wenn jemand einziehen soll. Bewohner und Angehörige kommen, um einen Blick zu werfen. Sie stellen sich vor und geben Informationen über das Altenheim. Es kommen Informationen vom Sozialarbeiter der Gemeinde über die Bedürfnisse, die sie identifiziert haben, dass die Person, die einzieht, hat. Einer der Kollegen wird als Kontaktperson bestimmt und Sie führen das Ankunftsgespräch mit dem Bewohner. Sie beginnen mit der Arbeit, einen Durchführungsplan zu erstellen, und so weiter.

Um Motivation zu schaffen und eine Denkweise zu etablieren, die die gesamte Einrichtung durchdringt, muss es ein gemeinsames Verständnis dafür geben, welche Qualität Sie erreichen wollen. Altenheime werden immer wettbewerbsfähiger und geprüfter. Das Nichterbringen guter Qualität kann dazu führen, dass das Altenheim leere Plätze hat und sich die wirtschaftliche Situation verschlechtert. Auf lange Sicht kann dies zu einer Schließung führen.

Alle Einrichtungen, die in der Pflege tätig sind, sind verpflichtet, systematische Qualitätsmanagementarbeit zu leisten. Pflegequalität kann nur erreicht werden, wenn die Pflege auf der Grundlage von Wissenschaft und bewährter Erfahrung durchgeführt wird. Systematische Qualitätsentwicklungsarbeit zu leisten bedeutet, ständige Verbesserungen durchzuführen. Um zu wissen, dass Dinge besser werden, sind Grundvoraussetzungen notwendig. Tom Johnstone, ehemaliger CEO der Svenska Kullagerfabriken (SKF), beschreibt Verbesserungsarbeit als eine Evolution, in der alle Veränderungen auf den Verbesserungsarbeiten aufbauen müssen, die zuvor gemacht wurden.

Zuerst müssen wir wissen, was wir tun. Dafür müssen Routinen für die kritischsten Teile der Prozesse und Aktivitäten, die in der Einrichtung stattfinden, schriftlich festgehalten werden. Dann müssen wir die Wirkung dessen messen, was wir tun, damit wir wissen, ob die Einrichtung besser wird. Darüber hinaus sollten wir ständig darüber nachdenken, wie wir Dinge besser machen können. Nationale Qualitätsregister wie Senior Alert, Palliative Register und BPSD-Register sind Beispiele für Unterstützung bei der Entwicklungsarbeit. Aktive Arbeit mit Registrierung und Analyse trägt zur Veränderungs- und Verbesserungsarbeit bei, ebenso wie zum Lernen und zur Entwicklung der Einrichtungen.

Um die Einrichtung im Laufe der Zeit und mit anderen Einrichtungen vergleichen zu können, werden oft Kennzahlen verwendet. Aktivierung und Aufenthalte im Freien sind solche Elemente, die dokumentiert werden müssen. In einigen Einheiten wird die Teilnahme unterzeichnet. Weitere Kennzahlen können Beschwerden, die Anzahl der untergewichtigen Personen, das Auftreten von Druckgeschwüren, die Verwendung von Antibiotika usw. sein.

Jahreskreis für Qualität

Es ist gut, einen Jahreskreis für die Qualitätsarbeit zu haben, damit die Einrichtung sicher sein kann, dass alle Routinen aktualisiert und durchgesehen sind und dass die Routinen mit der Arbeitsweise der Mitarbeiter übereinstimmen. Eine schlechte Einhaltung der Routinen ist ein großes Risiko in der Einrichtung. Wenn den Mitarbeitern erlaubt wird, von den Routinen abzuweichen, wird ihnen auch die Entscheidung überlassen, was in der Einrichtung wesentlich oder weniger wichtig ist. Wenn es Routinen gibt, die die Leitung nicht für wichtig hält, sollten sie entfernt werden.

Ein wichtiger Teil der Arbeit zur Verbesserung der Pflegequalität ist die Beobachtung der Umwelt. Zum einen muss die Einrichtung wissen, was in Bezug auf die Gesetzgebung passiert. Darüber hinaus ist es wichtig, die wissenschaftliche Entwicklung zu verfolgen, damit die Einrichtung dem entspricht, was Wissenschaft und bewährte Praxis sind.

Die Entwicklung des Wissens geht schnell voran und das, was vor fünf Jahren galt, ist heute nicht die ganze Wahrheit. Private und in gewissem Maße kommunale Pflege ist dem Wettbewerb ausgesetzt. Unsere älteren Menschen und ihre Angehörigen werden immer bewusster für die Unterschiede in der Qualität zwischen den Altenheimen. Sie werden auch besser informiert und Mängel in der Einrichtung können das Vertrauen verringern.

Veränderungen kommen nicht dadurch zustande, dass wir ein Papier schreiben und es den Mitarbeitern aushändigen. Damit eine Veränderung durchgesetzt werden kann, muss jeder verstehen, warum die Veränderung gemacht werden muss. Viele arbeiten auf Autopilot, wenn es um Routineaufgaben geht. Um eine eingeübte Routine zu durchbrechen, kann es notwendig sein, Erinnerungen zu haben. Deshalb ist es wichtig, nicht viele Veränderungen gleichzeitig durchzuführen. Es ist schwierig, sich an neue Arbeitsweisen zu erinnern, wenn die Veränderungsarbeit zu schnell geht und es ist leicht, in die alten und gewohnten Arbeitsweisen zurückzufallen.

Die Routinen für die Behandlung von Abweichungen, Anregungen, Beschwerden, Vorfällen und Verbesserungsvorschlägen sind ein weiterer wichtiger Teil der Arbeit, um Qualitätsmängel aufzudecken. Eine Kultur, in der die Qualitätssicherung ein natürlicher Teil ist, wird geschaffen, indem Ereignisse gründlich untersucht, Maßnahmen ergriffen werden, um zu verhindern, dass ein Ereignis erneut eintritt, und die Qualitätssicherung kommuniziert und nachverfolgt wird, so dass alle sie kennen.

Anregungen und Beschwerden sind eine Quelle für das Wissen über Mängel in der Einrichtung. Ebenso Abweichungsberichte, die von Mitarbeitern geschrieben werden. Ein Abweichungsbericht ist ein Bericht über ein abweichendes Ereignis. Es ist wichtig, dass gerade das Ereignis beschrieben wird, denn das Ziel ist, gemeinsam zu lernen und besser zu machen. Nicht um Sündenböcke zu suchen.

Einen guten Prozess mit diesen zu haben, bei dem die Einrichtung ernsthaft nach besseren Arbeitsweisen sucht und Veränderungen durchführt, bedeutet, dass die Risiken verringert werden, während die Pflege und Betreuung verbessert werden. Indem wir Erfahrungen aus negativen Ereignissen für Verbesserungen nutzen, bekommen wir den Schmutz aus der Maschinerie. Diejenigen, die Abweichungsberichte, Beschwerden und Anregungen einreichen, sollten eine Rückmeldung darüber erhalten, wie der Bericht in der Einrichtung behandelt wurde.

Eigenkontrolle

Die Eigenkontrolle ist ein grundlegender Teil der Arbeit, die Einrichtung ständig zu verbessern. Eigenkontrollprogramme bedeuten regelmäßige Durchsichten verschiedener Qualitätsbereiche, so dass Qualitätsmängel entdeckt werden können, bevor ein Schaden entstanden ist.

Viele Einrichtungen haben Qualitätsbeauftragte und interne Revisoren, die dazu beitragen, dass die Routinen wie geplant funktionieren und die Mitarbeiter diesen folgen. Eine Möglichkeit, seine Einrichtung zu bewerten, besteht darin, mit einem anderen Altenheim zusammenzuarbeiten. Die Eigenkontrolle kann dann in einem anderen Altenheim durchgeführt werden, indem jemand von außerhalb die Einrichtung überprüft. Sie können voneinander profitieren und voneinander lernen, während eine Überprüfung mit anderen Augen neue Perspektiven eröffnen kann. Die Leitung sollte das Managementsystem jährlich überprüfen, um zu sehen, was funktioniert und was entwickelt werden muss.

Eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass eine Aufgabe erledigt wurde, besteht darin, Unterschriftenlisten zu haben, zum Beispiel wenn Mitarbeiter dem Einzelnen bei der Medikamentenverwaltung helfen. Manchmal wird die Eigenkontrolle digital durchgeführt. Die Kontrolle der Lebensmittelverwaltung ist ein Bereich, der oft Unterschriftenlisten erfordert. Ebenso können Brandschutzrunden und Sicherheitsrunden Teil der Eigenkontrolle sein. Viele Einrichtungen führen regelmäßige Journalüberprüfungen durch.

Checklisten sind eine andere Möglichkeit, mit der Eigenkontrolle zu arbeiten. Die meisten Einrichtungen haben eine Qualitätsprüfung der Medikamentenverwaltung, Hygienerunde und Aufsicht durch die medizinisch verantwortliche Krankenschwester. Das Umweltamt sollte regelmäßig die Lebensmittelverwaltung überwachen. Darüber hinaus haben zertifizierte Altenheime eine jährliche Betriebsrevision.

Jedes Jahr ist die Einrichtung verpflichtet, einen Patientensicherheitsbericht zu erstellen. Dieser muss für jeden verfügbar sein, der ihn einsehen möchte. Es genügt, den Chef zu bitten, ihn zu lesen. Dies gilt unabhängig davon, ob die Einrichtung öffentlich oder privat betrieben wird. Bei größeren Gesundheitsdienstleistern geschieht dies oft auf Führungsebene. Viele Einrichtungen haben den Patientensicherheitsbericht erweitert, so dass er auch ein Qualitäts- und Betriebsbericht ist. Einer der wichtigsten Aspekte, wenn wir auf das vergangene Jahr zurückblicken, ist die Planung der Qualitätsarbeit für das kommende Jahr.

Die Bedeutung ständiger Verbesserungen im Altenheim zur Schaffung von Qualität in der Pflege

Ständige Verbesserungen sind ein entscheidender Faktor zur Sicherstellung und Verbesserung der Qualität in der Pflege im Altenheim. Durch aktives Arbeiten zur Identifizierung und Implementierung von Verbesserungsbereichen kann das Altenheim eine sicherere und effizientere Pflegeumgebung für die Bewohner schaffen.

Ständige Verbesserungen als Teil der Qualitätsarbeit

Mit ständigen Verbesserungen zu arbeiten bedeutet, die Einrichtung kontinuierlich zu bewerten und zu verbessern, um die Bedürfnisse und Erwartungen der Bewohner bestmöglich zu erfüllen. Es geht darum, systematisch Verbesserungsbereiche zu identifizieren, Verbesserungsmaßnahmen zu planen und durchzuführen und die Auswirkungen der Veränderungen zu überwachen und zu bewerten. Durch die Integration ständiger Verbesserungen als natürlichen Bestandteil der Qualitätsarbeit kann das Altenheim einen hohen und kontinuierlichen Standard in der Pflege sicherstellen.

Durch aktives Arbeiten mit ständigen Verbesserungen kann das Altenheim eine Reihe von Vorteilen sowohl für die Bewohner als auch für das Personal erzielen, darunter:

Verbesserte Pflegequalität: Durch kontinuierliche Bewertung und Verbesserung der Pflegeprozesse und -routinen kann das Altenheim einen hohen Standard in der Pflege sicherstellen und damit die Gesundheit und das Wohlbefinden der Bewohner verbessern.
Erhöhte Effizienz: Durch die Beseitigung unnötiger und ineffizienter Arbeitsabläufe kann das Altenheim seine Produktivität steigern und dadurch Ressourcen freisetzen, die zur Verbesserung der Pflegequalität oder zur Weiterentwicklung der Einrichtung genutzt werden können.
Gestärkte Arbeitsumgebung und Mitarbeiterengagement: Durch die Einbeziehung des Personals in die Arbeit mit ständigen Verbesserungen kann das Altenheim eine positive Arbeitsumgebung schaffen, die von Engagement, Beteiligung und Lernen geprägt ist, was wiederum die Zufriedenheit und Motivation unter den Mitarbeitern erhöhen kann.

Implementierung ständiger Verbesserungen

Um ständige Verbesserungen im Altenheim erfolgreich zu implementieren, ist eine klare Struktur und Methodik für die Verbesserungsarbeit erforderlich. Dies kann beinhalten, Verbesserungsteams zu etablieren, Methoden wie Lean oder Six Sigma zu verwenden und regelmäßig die Ergebnisse der Verbesserungsmaßnahmen zu bewerten und zu überprüfen. Durch einen systematischen und strukturierten Ansatz kann das Altenheim sicherstellen, dass die Verbesserungsmaßnahmen nachhaltig sind und über die Zeit gewünschte Effekte erzielen.

Reflektion - Vision für die Qualitätsarbeit
Pflegepersonal:
• Haben Sie eine funktionierende Qualitätsarbeit in Ihrem Altenheim?
• Werden Abweichungen gut gehandhabt?
• Sind Sie an der Qualitätsentwicklung in der Einheit beteiligt?

Manager, Krankenschwester, Ergotherapeut und Physiotherapeut:
• Funktioniert die Arbeit mit ständigen Verbesserungen?
• Haben Sie ein Altenheim, mit dem Sie zusammenarbeiten, oder könnten Sie in Bezug auf die Qualitätsentwicklung zusammenarbeiten?
• Sind die Routinen bekannt und funktional?

Bewohner und Angehörige:
• Haben Sie den Eindruck, dass in der Einheit eine Verbesserungsarbeit im Gange ist?
• Wie werden Sie in die Verbesserungsarbeit einbezogen?
• Arbeiten alle Mitarbeiter nach denselben Routinen?

Erland Olsson
Spezialisierte Krankenschwester
Sofrosyne
Bessere Pflege jeden Tag