Varför spårbarhet är viktig när det gäller arbetsuppgifter på äldreboendet

Spårbarhet spelar en avgörande roll för att säkerställa att arbetsuppgifter på ett äldreboende utförs korrekt och att de boende får den omsorg de behöver. Genom att ha en tydlig och spårbar dokumentation av vilka arbetsuppgifter som utförts, av vem och när, skapar man trygghet och säkerhet för både de boende och medarbetarna.

En viktig princip i all kvalitetsledning är spårbarhet. Går det att följa att alla aktiviteter i en process verkligen genomförts.  

När en Volvo byggs inser alla att varje bil måste vara säker. Varenda del måste vara korrekt monterad, så att det inte visar sig att någon hade glömt att montera bromsrören korrekt. Det borde vara lika viktigt att alla följer processerna korrekt när vi arbetar med människor. Samtidigt finns en utmaning i och med att processen måste anpassas till den människa som får omsorgen

Kulturen ser lite annorlunda ut i vården. På något sätt så litar man på att alla vårdmedarbetare ska göra sitt bästa och att det därför ska bli bra. Det finns delar av vårdapparaten där denna typ av noggrannhet finns. Det gäller exempelvis på labb och i apoteksvärlden. Även tandvården har mer tydliga processer som följs. Likaså har laboratorier full koll på sina processer. Ett prov som hamnar i fel provrör eller hanteras fel blir inte möjligt att analysera eller i värsta fall ger felaktiga provsvar.  

När det gäller läkemedelshanteringen brukar det vara ganska enkelt att spåra vad som är gjort. Enheter som har elektronisk signeringen kan göra det med än större exakthet. Men hur är det med rörelseträning som är ordinerad eller sådant som överenskommits i genomförandeplanen. Likaså kan det vara viktigt att följa vikten eller att sår blivit omlagda.

På ett äldreboende kan det vara viktigt att veta vilka som erbjudits att delta i aktiviteter, promenader eller fått göra något speciellt under egen tid. Likaså att någon boende tackat nej till att delta. Annat som kan vara viktigt att ha koll på är när den boende fick duscha senast eller när lägenheten städades.  

Det kan också vara viktigt att följa upp hur lång tid de boende får vänta på larm vid olika tidpunkter på dygnet och att livsmedel har hanterats korrekt.

Vad är spårbarhet?

Spårbarhet innebär att det går att följa en arbetsuppgifts genomförande från start till slut. Inom äldreomsorgen kan det handla om allt från medicinhantering, daglig omvårdnad och hygienrutiner till sociala aktiviteter och dokumentation av vårdinsatser. När alla steg i arbetsprocessen är tydligt dokumenterade blir det möjligt att i efterhand gå tillbaka och se vad som gjorts, när det gjordes och av vem.

Vikten av spårbarhet i omsorgen

Ökad säkerhet för de boende  
Spårbarhet skapar en trygghet för de boende genom att säkerställa att alla uppgifter utförs på rätt sätt och i rätt tid. Till exempel är det avgörande att veta när en boende har fått sina mediciner och att rätt dosering har administrerats. Om något skulle gå fel, exempelvis att en medicin har missats eller getts felaktigt, är det viktigt att kunna gå tillbaka och identifiera exakt vad som hände och varför. På så sätt kan risker och problem snabbt upptäckas och åtgärdas.
Förbättrad ansvarsfördelning  
Med tydlig spårbarhet blir det enklare att fördela ansvar och säkerställa att alla arbetsuppgifter har genomförts som planerat. Detta är särskilt viktigt när flera medarbetare är involverade i omsorgen om samma person. Genom att ha en dokumenterad uppföljning av arbetsuppgifter, som exempelvis tvätt, matlagning eller personlig hygien, kan ledningen lättare se till att inget blir förbisett och att alla uppgifter utförs med hög kvalitet.

Stöd för ledning och kvalitetssäkring

Uppföljning av arbetsinsatser  
Spårbarhet hjälper ledningen att följa upp och kvalitetssäkra verksamheten. Genom att ha tydliga dokumentationsrutiner blir det enkelt att granska hur arbetsuppgifter utförs och att se om det finns områden där förbättringar behövs. Spårbarhet ger också ledningen möjlighet att analysera effektiviteten i arbetet och säkerställa att rätt resurser används på rätt plats.

Underlag för utvärdering och lärande  
Att ha spårbarhet innebär att det finns en tydlig historik över hur arbetet har utförts. Denna information är värdefull vid utvärdering av hur arbetsprocesser fungerar och om förändringar kan behöva göras. Dessutom ger det ett bra underlag för lärande och kompetensutveckling inom organisationen, då det går att analysera vad som fungerar bra och vad som kan förbättras.

Förebyggande av fel och missförstånd

Minskad risk för misstag  
Genom att ha en spårbar dokumentation av alla arbetsuppgifter minskar risken för att något viktigt glöms bort eller utförs felaktigt. Till exempel kan spårbarheten visa att en boende inte fått sin dagliga motion eller att en medicinering glömts bort, vilket kan upptäckas och rättas till i tid. På detta sätt bidrar spårbarhet till att minimera riskerna för vårdskador och andra misstag.
Förhindrar missförstånd  
I en miljö där många medarbetare delar ansvar för samma boende är det lätt att missförstånd uppstår. En tydlig dokumentation och spårbarhet gör att alla har tillgång till samma information, vilket minskar risken för missförstånd kring vilka arbetsuppgifter som har utförts och vad som fortfarande behöver göras.

Spårbarhet och öppenhet gentemot anhöriga

Ökad trygghet för närstående  
Anhöriga till boende på äldreboendet känner ofta en stor oro för sina närståendes välbefinnande. Genom att ha ett system för spårbarhet kan personalen enkelt visa upp vad som har gjorts, vilket skapar trygghet och tillit för både de boende och deras närstående. Det blir lättare för anhöriga att följa upp omsorgen och känna sig delaktiga i processen.
Möjlighet till dialog  
Spårbarhet kan också vara en viktig del i kommunikationen med anhöriga. Genom att ha tillgång till detaljerad dokumentation om vad som gjorts och hur omsorgen genomförts, blir det enklare att ha en öppen och ärlig dialog med de boendes närstående, vilket i sin tur stärker förtroendet för verksamheten.

Spårbarhet är avgörande för att säkerställa hög kvalitet och säkerhet i äldreomsorgen. Genom att ha tydliga rutiner och dokumentation för alla arbetsuppgifter kan personalen minska risken för misstag, förbättra ansvarsfördelningen och skapa trygghet för både de boende och deras anhöriga. Spårbarhet ger även ledningen möjlighet att följa upp och utvärdera arbetet för att ständigt kunna förbättra verksamheten.

Reflektionsfrågor - spårbarhet:
Undersköterska och vårdbiträde:
- Finns det områden där ni borde ha bättre koll på att det som ska göras blir gjort?
- Har ni haft några avvikelser där det inte gått att reda ut vad som hänt egentligen?

Chef, sjuksköterska, arbetsterapeut och fysioterapeut:
- Är det bra följsamhet till det som överenskommits i genomförandeplaner eller ordinerats i en vårdplan?
- Går det att förbättra följsamheten genom att förbättra spårbarheten?

Boende och närstående:
- Ges de vårdinsatser som är beslutade på ett korrekt sätt?
- Dokumenterar medarbetarna så att det går att se vad som blivit gjort?  

Erland Olsson
Medicinskt ansvarig sjuksköterska
Sofrosyne - bättre vård varje dag