Effektiv förrådshållning och beställning av sjukvårdsartiklar på äldreboendet

Att ha rätt mängd sjukvårdsartiklar på ett äldreboende är en balansgång. För mycket material kan leda till svinn och onödiga kostnader, medan för lite kan riskera patientsäkerheten. Omläggningsmaterial, katetrar och andra förbrukningsartiklar har ofta begränsad hållbarhet, vilket gör att stora lager kan leda till kassation av produkter. Genom att ha en genomtänkt strategi för förrådshållning och beställningar kan verksamheten optimera sina inköp och säkerställa att rätt produkter finns tillgängliga när de behövs.  

Planering och struktur i förrådshanteringen

För att minska onödigt svinn och säkerställa att rätt material finns på plats vid behov är det viktigt att ha en tydlig plan för förrådshanteringen.  

- Gör regelbundna inventeringar – Genom att ha en tydlig överblick över vad som finns i förråden kan överbeställning undvikas.  
- Organisera förrådet – Märk hyllor och lådor så att det är lätt att hitta och använda det äldsta materialet först (FIFO – först in, först ut).  
- Håll koll på bäst före-datum – Många sjukvårdsartiklar har begränsad hållbarhet och måste användas innan de blir för gamla.  
- Beställ bara det som behövs – Istället för att fylla upp förrådet med en stor mängd material, gör mindre och mer frekventa beställningar för att säkerställa att materialet används innan det går ut.  
- Utvärdera användningen av material – Om vissa produkter sällan används kan det vara bättre att ha en mindre mängd på lager eller byta till en mer långlivad produkt.  

Samordning och inköpsplanering

På många äldreboenden är det olika personer som ansvarar för beställning av olika varor, vilket kan leda till dubbelbeställningar eller onödigt stora lager. En lösning kan vara att:  

- Skapa ett inköpsråd – Genom att samla de som är ansvariga för olika varugrupper kan man diskutera behov, optimera beställningar och dela erfarenheter.  
- Ha tydliga rutiner – Fastställ vem som har ansvar för vad, vilka produkter som ska beställas och hur ofta.  
- Se över avtal och leverantörer – Många äldreboenden är bundna av upphandlingar, men det kan ändå vara värt att undersöka om det finns mer kostnadseffektiva alternativ.  
- Följ upp beställningsmönster – Om det regelbundet beställs för mycket av vissa produkter kan rutinerna behöva justeras.  

Risker med överbeställning

Att ha stora lager av sjukvårdsartiklar kan ge en falsk trygghet, men i själva verket innebär det flera risker:  

- Onödiga kostnader – Överbeställning leder till att pengar binds upp i material som kanske aldrig används.  
- Hygien- och kvalitetsrisker – Förbrukningsartiklar som passerat sitt bäst före-datum kan försämras och inte längre vara säkra att använda.  
- Platsbrist i förråden – För mycket material kan göra det svårt att hålla ordning och att snabbt hitta det som behövs.  
- Miljöpåverkan – Kassation av oanvända sjukvårdsartiklar är slöseri med resurser och påverkar miljön negativt.  

Skyddsutrustning vid smittspridning

Vid situationer där det finns risk för smittspridning är det avgörande att skyddsutrustning finns tillgänglig och används korrekt. Under perioder med influensa, vinterkräksjuka eller andra smittsamma sjukdomar måste äldreboendet ha god tillgång till:  

- Skyddshandskar – Ska finnas lättillgängliga och bytas mellan olika arbetsmoment för att förhindra smittspridning.  
- Munskydd och visir – Viktigt vid kontakt med boende som har luftvägsinfektioner eller andra smittsamma sjukdomar.  
- Skyddsförkläden och engångsrockar – Används vid direkt vårdnära arbete för att minimera risken för smittspridning via kläder.  
- Handsprit och ytdesinfektion – Ska finnas i alla relevanta utrymmen och användas regelbundet av personalen.  

Ett systematiskt förrådshållningsarbete innebär att äldreboendet alltid har en tillräcklig mängd skyddsutrustning, särskilt inför influensasäsong eller vid utbrott av magsjuka. Genom att planera beställningar i förväg och ha rutiner för när och hur skyddsutrustning används, kan verksamheten minska risken för smittspridning och samtidigt undvika onödiga lageruppbyggnader.  

Leverantörerna erbjuder inte sällan förpackningar som är alltför stora för normalförbrukningen på ett äldreboende. Om det kan ske på ett tryggt sätt utifrån vårdhygieniska aspekter så kan flera äldreboenden dela på en leverans av material. Allt för att slippa kassera dyrt och värdefullt material.

Läs mer om beställning och logistik
Läs mer om hygienregler
Läs mer om sårvårdsrutiner
Läs mer om kohortvård
Läs mer om städschema
Läs mer om äldreboendets miljöpåverkan
Läs mer om avfallshantering
Läs mer om hantering av riskavfall

Reflektionsfrågor - Sjukvårdsmaterial

Chef, sjuksköterska, arbetsterapeut och fysioterapeut  
- Har ni en tydlig plan för beställning och förrådshållning av sjukvårdsartiklar?  
- Finns det rutiner för att samordna beställningar och undvika överlager?  
- Har ni utvärderat om leverantörsavtalen ger bästa möjliga kostnadseffektivitet?  
- Hur säkerställer ni att skyddsutrustning alltid finns i tillräcklig mängd vid smittspridning?  

Boende och närstående  
- Upplever ni att det finns tillgång till de sjukvårdsartiklar som behövs?  
- Märker ni att material slängs eller blir överflödigt?  
- Känner ni er trygga med att personalen har rätt skyddsutrustning vid sjukdomsutbrott?  

Erland Olsson
Medicinskt ansvarig sjuksköterska
Sofrosyne - Bättre vård varje dag