En chef som kände sig jagad av såväl medarbetare som boende och närstående skapade en rutin där chefen gick runt till alla våningsplan tre gånger per dag. Det innebar att enkla problem kunde lösas direkt och att chefen övrig tid fick sitta i lugn och ro och planera verksamheten. Det var problem med varuleveranser, vikarier som inte riktigt förstod uppdraget, bemötande av närstående och alla möjliga och omöjliga frågor.

Dessutom gav det den chefen en möjlighet att se verksamheten och hur den fungerade. Det gav en möjlighet att ställa frågor. Frågor som fick medarbetarna att tänka efter. Genom att som chef visa intresse och lyssna så skapar du en värdegrund och är en förebild för hur medarbetare ska agera jämtemot varandra och i relation till de boende.

Ett äldreboende ska ha en tydlig värdegrund med välförankrade rutiner och arbetssätt. Det ger alla medarbetare en trygg roll. Genom att vara tillgänglig, trevlig, uppmärksam, stanna upp och svara på frågor går det att undvika många missförstånd.  

Effektivisering av äldreomsorg

Det talas tidvis om att effektivisera äldreomsorgen. Upplägget med en effektivare äldreomsorg blir olika om utgångspunkten är att spara pengar eller att skapa mer tid för de boende. Effektivisering kan även ske på samhällsnivå. Det innebär att de äldre kan bo kvar i sina hem och leva ett självständigt liv med begränsade stödinsatser.  

Utgångspunkten för den effektivisering som sker idag är ofta att spara pengar för skattebetalarna eller öka vinsten. Ofta skär man ner i verksamheten ”med osthyvel”. Äldreomsorg kräver omfattande kunskaper hos medarbetarna för att kunna möta de boendes behov. När tid för överrapportering och utbildning tas bort undermineras sakta men säkert förutsättningarna för utveckling, ledning och styrning.  

Det finns en risk med att ha alltför stort kostnadsfokus. Att göra förändringar som sänker kvalitén innebär ofta i förlängningen högre kostnader. För ett äldreboende kan det innebära fler sjukhusinläggningar, ökad personalomsättning, ökat antal klagomål samt tidskrävande utredningar av Lex Sarah och Lex Maria. Det tillkommer även lidande för boende och närstående.  

Att mäta kostnaden för ett äldreboende är därför inte lätt. Det finns inte något rakt samband mellan kostnad och kvalitet. Det finns äldreboenden som levererar hög kvalitet på omsorg med låga kostnader liksom det finns äldreboenden med höga kostnader och dålig kvalitet. Den som enbart beaktar kostnader och inte samtidigt arbetar med kvaliteten i verksamheten riskerar göra allvarliga misstag. Alla verksamhetsförändringar måste föregås av en gedigen riskanalys av hur det ser ut och varför.

Framgångsfaktorer

Ett sätt att arbeta med verksamhetsutveckling är att jämföra sig med andra. Enheter kan lära av varandra för att hitta sätt att arbeta smartare. Ett sätt att höja kvaliteten och spara tid i långa loppet är att arbeta funktionsbevarande. Likaså är ett bra fallförebyggande arbete ett sätt att undvika frakturer och andra vårdskador. Genom att jämföra sig med andra kan verksamheten få inspiration till att höja sin egen ambitionsnivå.  I en kommun kan man arbeta med att förbättra de äldres måltidsvanor eller andra fallförebyggande insatser och på de sättet bidra till att invånarna får fler friska år.

Ett ledarskap med en tydlig vision kan ofta finna sätt att förbättra kvaliteten med befintliga resurser. Kvalitet skapas av medarbetarna i mötet med de boende och deras närstående. Ett tydligt och ambitiöst ledarskap med en tydlig vision skapar ofta arbetsglädje och engagemang hos medarbetare som vill kunna känna stolthet över sin arbetsplats. Att sikta mot att bli bäst ligger i det goda ledarskapets natur.  

Verksamheter som har dåliga resultat behöver göra en ordentlig analys över vad som håller nere verksamheten. Framför allt i större städer så kommer äldreboenden att märka av en hårdnande konkurrens om de äldre. Finns det överskott på boendeplatser så kommer de äldre och deras närstående välja det äldreboende som har det bästa ryktet och utbudet.  

Den absolut största kostnaden i äldreomsorgen är personalen. Om de inte trivs och engagerar sig i verksamheten så sjunker kvaliteten samtidigt som kostnaderna ökar. Förändringen kan gå snabbt.  Bättre kvalitet i äldreomsorgen innebär en ”win-win” där det blir bättre för de boende och deras närstående samtidigt som det gör arbetet mer meningsfullt.

Ledarskapet är den viktigaste aspekten när det gäller att bygga kvalitet i äldreomsorgen. Säkerhetskultur handlar om att såväl vård som arbetsmiljö ska vara trygg. Det måste vara tillåtet att våga prata om risker och vad som är svårt eller kan gå fel. Verksamheten får inte leta syndabockar, snarare berömma och stimulera till rapportering av avvikelser.

Undersköterskor förväntas hela tiden fatta kloka beslut i mötet med de boende och närstående. Arbetet är så pass komplext att det inte går att ha rutiner för allt som kan ske. Alla medarbetare måste ha ett gott självledarskap, dvs förmåga att fatta bra beslut och vidta kloka åtgärder i stunden. Tillsammans kan vi stärka ledarskapet.

Chefer och ledare i vården har ett avgörande ansvar för att skapa en god säkerhetskultur och bär organisationskulturen. Deras kunskap, förhållningssätt, agerande och beslut är avgörande. De har en betydelsefull roll för att påverka säkerhetsbeteenden.  Socialstyrelsen har i en skrift pekat på vad de ser som väsentliga framgångsfaktorer för ledarskap i vården.

Säkerhetskultur skapas genom att:

• se till att vårdpersonalen är delaktig
• lyssna aktivt när vårdpersonalen har synpunkter på säkerheten
• visa uppskattning när arbetet bedrivs patientsäkert
• vara tydliga med vilka beteenden som tolereras och vilka som inte gör det
• ha en god problemlösningsförmåga
• kommunicera effektivt
• vara respektfull  
• visa ett personligt engagemang och en ödmjukhet för frågorna
• ha överblick över hälso- och sjukvårdssystemet och veta hur det fungerar; vad som gynnar säkerheten och i vilka lägen det kan brista.
• I det vardagliga arbetet ska chefer och ledare skapa förutsättningar för säkerhetsarbetet och dess utveckling
• bidra till att goda principer och arbetsformer för säkerhet införs

Säkerhet måste finnas i fokus hela tiden. Alla måste följa rutinerna, vara riskmedvetna och rapportera risker genom avvikelserapporter. Genom att ha mötesformer där alla kan bidra till att se risker och hitta lösningar skapas en bra säkerhetskultur. Medarbetare som mår bra och trivs med arbetet bidrar i hög grad.  

Teamsamverkan

Teamarbete är en förutsättning för hög patientsäkerhet och alla i teamet bidrar med sin specifika kompetens. Samverkan både nära patienten och högre upp i organisationen är grundläggande. Ett positivt samtalsklimat och kunskaper om gruppdynamikens påverkan på beslutsfattande är viktigt. En metod som ger stöd i det dagliga arbetet är korta avstämningar före, under och efter en arbetsuppgift eller en arbetsdag.

Alla medarbetare har ett personligt ansvar för att bidra till en säker vård. När socialtjänsten och hälso- o sjukvården fungerar som planerat ökar möjligheterna för den var och en att bidra till ett gott resultat. Chefer och ledare har ett ansvar att i nära kommunikation och samverkan med vårdpersonalen fånga upp vad som händer i det dagliga arbetet.

Det är särskilt angeläget att var och en återkopplar avvikelser och anpassningar i arbetet för att skapa en säker vård. Den rapporteringen ökar möjligheterna att arbeta riskförebyggande och lära av olika händelser. Alla har ett ansvar att hjälpa sina kollegor att göra rätt för att därigenom minska vårdskadorna.
Alla som arbetar i vård har ett ansvar att leda sig själv och andra så att det gagnar de som är beroende av den omsorg och vård som ges. Det är viktigt att inte problematisera för mycket. Ofta finns det åtgärder som är enkla att genomföra på kort sikt. Att lösa stora problem i små steg gör att verksamheten undviker i att hamna i ursäkter för att inget göra.

Reflektion - ledarskap, team och individ
Undersköterska och vårdbiträde:
• Ger ni de boende vård av god kvalitet?
• Finns det ett tydligt ledarskap?  
• Hur visar du ledarskap exempelvis vid introduktion av kollegor eller när en ny boende flyttar in?

Chef, sjuksköterska, arbetsterapeut och fysioterapeut:
• Har ni en tydlig vision för utvecklingen av enheten?
• Hur står sig kvaliteten hos er i förhållande till andra äldreboenden?  
• Har ni en gemensam syn på ledarskap?

Boende och närstående:
• Upplever ni medarbetarna som stolta och trygga?
• Upplever du att verksamheten har ett gott ledarskap?
• Finns det goda förutsättningar för att erbjuda omsorg av god kvalitet?  

Erland Olsson
Medicinskt ansvarig sjuksköterska
Sofrosyne
Kvalitet i äldreomsorg